Digitalisierung und Prozessoptimierung bei Schloz Wöllenstein

Unser Kunde: Schloz Wöllenstein Services GmbH & Co. KG

Der Kunde Schloz Wöllenstein Services GmbH & Co. KG ist ein international tätiges Unternehmen, welches mit bis zu 20 Tochtergesellschaften in unterschiedlichsten Branchen agiert. Hierbei sind diese beispielhaft tätig im Einzelhandel, Marketing und der Personalvermittlung.

Ausgangssituation bei Schloz Wöllenstein Services

Das jahrelange unternehmensweite Wachstum der Gruppe brachte diverse Herausforderungen mit sich.

Dazu zählten:

• Dezentrale Datenhaltung und der Einsatz unterschiedlicher CRM-Systeme ohne zentrale Datenspeicherung,
• Fehlende Sicherheitsstandards im IT-Bereich, insbesondere bei der 2-Faktor-Authentifizierung, Zugriffsbeschränkungen und E-Mail-Sicherheit,
• Eine Vielzahl nicht standardisierter Prozesse.

Das stetige Wachstum führte zudem zu einer Überbeanspruchung der internen IT-Administration. Besonders sensible oder vertrauliche Informationen erfordern jedoch einen erhöhten Sicherheitsstandard.

Die Herausforderung des Projektes

Um den Anforderungen des Kunden Schloz Wöllenstein Services gerecht zu werden, war es entscheidend, die internen Prozesse umfassend zu restrukturieren und zu optimieren. Der Fokus lag dabei auf der Verbesserung der internen und externen Kommunikation – und darauf, diese so effizient und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.

Der Einsatz verschiedener Programme zur Datenerfassung innerhalb der Gruppe führte jedoch zu Medienbrüchen, welche die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen erschwerten. Dies resultierte in einer dezentralen, oft fehlerhaften und uneinheitlichen Datenhaltung, was die Effizienz beeinträchtigte.

Darüber hinaus stellten wachsende Sicherheitsanforderungen eine besondere Herausforderung dar: Mit einer begrenzten Anzahl an IT-Mitarbeitern war es für das Unternehmen schwierig, sensible und vertrauliche Daten zuverlässig vor Sicherheitsvorfällen, Datenverlust oder -diebstahl zu schützen. Risiken wie Fehlkonfigurationen, Malware- oder Ransomware-Befall sowie Phishing-Angriffe erhöhten die Bedrohungslage zusätzlich.

Schließlich stellen analoge und uneinheitliche Prozesse, die in den jeweiligen Unternehmen ähnliche Ziele verfolgen, grundlegende Herausforderungen für die Digitalisierung und Automatisierung dar.

Die Umsetzung beim Kunden

Jedes unserer Digitalisierungsprojekte beginnt mit einem ausführlichen Gespräch mit der Geschäftsführung, um die Unternehmensstrategie und langfristigen Ziele genau zu verstehen. Darauf aufbauend entwickeln wir ein Digitalisierungskonzept, das übergeordnete wie auch untergeordnete Ziele berücksichtigt.

Durch eine umfassende Analyse der bestehenden Strukturen und Prozesse schaffen wir die Grundlage für ein maßgeschneidertes Konzept, das eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens gewährleistet.

Auf Basis des aktuellen IST-Zustands und der angestrebten Ziele bei Schloz Wöllenstein Services wurde ein Plan mit verschiedenen Projektphasen und Handlungsempfehlungen erstellt.

Die Zusammenfassung von datom umfasste neben den Empfehlungen auch konkrete Angebote für einzelne Projektumsetzungen. Das Konzept definierte nicht nur die notwendigen Projekte, sondern koordinierte auch den zeitlichen Ablauf und legte dabei großen Wert auf Flexibilität und Agilität. Im persönlichen Austausch mit der Geschäftsführung wurden die Empfehlungen nach Dringlichkeit priorisiert.

Ein globaler Projektkoordinator begleitete die Umsetzung und meldete regelmäßig den aktuellen Stand zurück, um die Planung kontinuierlich an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen. Diese enge Zusammenarbeit gewährleistete eine effiziente und kundenorientierte Durchführung der Digitalisierungsmaßnahmen.

Neben der Lizenzberatung und der Schulung der Mitarbeiter, steht langfristig die kontinuierliche Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie im Mittelpunkt unseres Ansatzes.